Jeg ser tilbake på gymnas-tiden og bedriftsøkonomi-timene, hvor vi rapporterte manuelt. Vi satte opp resultatregnskap, balanse og likviditetsbudsjett for hånd. Jeg husker at vi tegnet grafer for faste og variable kostnader. Slik gjorde vi det på 80-tallet, i en moderne «jappe-tid», flere år før vi tok i bruk Excel 2.0 med tredimensjonale grafer. Vi førte tall inn i manuelle kassedagbøker og hovedbøker, og brukte korrekturlakk når kontoene ikke stemte. Noen ganger ble arkene så stive av korrekturlakken at vi kunne holde arkene med tall, horisontalt i lufta. Det var denganag da. Men hva med andre styringsrapporter, hadde vi det? Lagde vi dem manuelt også, i 1982?

Det er gått over 40 år, og mange bedrifter står fremdeles overfor betydelige utfordringer når det gjelder rapportering. Dette til tross for at alt er digitalt no, alle tall mates inn i datamaskiner på flere ulike måter. Likevel er det flere faktorer som gjør rapporteringen til en arbeidskrevende oppgave som krever både tid og ressurser.

Regnskapsbransjen står foran et veiskille. De nye AI-verktøyene utfordrer ikke bare hvordan regnskap føres – men hvem som vinner kampen om kundene. Det er også spennende å tenke på hvordan en AI-assistent (les gjerne MS Copilot) vil kunne generere rapporter og innsikt fra ulike dataposter, og gjøre data om til presentasjonsklare visualobjekter, gjerne også med tilhørende kommentarer! Her vil det skje mye fremover, og vil du lede eller jobbe i en moderne bedrift, er det avgjørende hvor flink ledere og ansatte er til å ta i bruk AI, eksempelvis i økonomisk rapportering.

Hvilke er dagens utfordringer tilnyttet rapportering?

• Bedrifter bruker ofte flere fagsystemer for ulike funksjoner som regnskap, lønn og prosjektstyring. Å samle data fra disse systemene i én rapport kan være komplisert og tidkrevende.
• Manuell dataregistrering og rapportering kan føre til feil, noe som kan påvirke beslutningstakingen negativt.
• Å sikre at rapportene inneholder oppdatert informasjon er avgjørende, men kan være vanskelig å oppnå uten riktig teknologi.
• Standardrapporter dekker ikke alltid alle behov. Bedrifter må ofte tilpasse rapporter for å få den spesifikke innsikten de trenger.
• Store datamengder og komplekse analyser krever avanserte verktøy og kompetanse, noe som kan være en utfordring for mange bedrifter.

Rapportering har endret seg mye i den digitale tidsalderen og gir mange muligheter for bedrifter. Digital programvare for regnskap, lønn og timeføring kan automatisere mange rapporteringsprosesser. Disse programmene har innebygde verktøy som lager standardrapporter som dekker mange behov. Men noen ganger trenger man rapporter som samler data fra flere systemer i én rapport, og hvordan løse dette?

Hvordan kan rapporteringsprosessen bli bedre?

• Tilpass rapportene for å møte spesifikke behov; standardrapporter dekker mange behov, men tilpassede rapporter kan gi mer relevant innsik
• Sørg for at rapporteringsverktøyene kan hente data fra flere systemer
• Implementer løsninger som gir tilgang til sanntidsdata for å sikre at beslutninger tas basert på den nyeste informasjonen
• Velg rapporteringsverktøy som er enkle å bruke og forstå
• Gi opplæring til ansatte i bruk av rapporteringsverktøyene for å sikre at alle kan utnytte verktøyene fullt ut

Et godt tips!
Microsoft Power BI er en utmerket rapporteringsløsning!!

Power BI er et moderne rapporteringsverktøy som i tilegg til å hente data fra flere kilder, gir deg muligheter til å presentere data på mange måter, eks.

Power BI er et brukervennlig verktøy som er lett å ta i bruk, og som kan samle rapporter i dashboard, hvor alle rapporter presenteres, eksempelvis som

• Leders dashboard
  • Prosjektleders dashboard
• • Personal sitt dashboard
  • Mine rapporter
  • osv. – her settes dashboard opp etter behov!

Hvorfor er Power BI en utmerket rapporteringsløsning for å lage dashboards til ulike roller i bedriftene?

1. Power BI har et intuitivt grensesnitt som gjør det enkelt for brukere på alle nivåer å lage og tilpasse dashboards uten behov for omfattende teknisk kunnskap.
2. Det kan integreres med en rekke datakilder, inkludert Excel, SQL Server, og skybaserte tjenester som Azure og Google Analytics, noe som gir en helhetlig oversikt over bedriftens data
3. Dashboards i Power BI er interaktive, slik at brukere kan utforske dataene ved å klikke på ulike elementer for å få mer detaljerte innsikter.
4. Power BI lar brukere tilpasse visualiseringer og rapporter for å møte spesifikke behov og preferanser for ulike roller, fra ledelse til operasjonelle team.
5. Det støtter samarbeid ved å tillate deling av dashboards og rapporter med kolleger, både internt og eksternt, og gir mulighet for kommentarer og diskusjoner direkte i verktøyet.
6. Power BI har robuste sikkerhetsfunksjoner som beskytter sensitive data og sikrer at kun autoriserte brukere har tilgang til informasjonen.

Disse egenskapene gjør Power BI til et kraftig verktøy for å forbedre beslutningstaking og effektivitet i en bedrift.

To eksempler på Power BI Dashboard:

For prosjekter

For saksbehandling

Hvordan vil teknologi forbedre og forandre fremtidens rapportering?

I hovedsak vil AI sannsynlig ha en betydelig innflytelse på fremtidens rapportløsninger.

AI vil kunne analysere store mengder data raskt og nøyaktig, identifisere mønstre og trender, og gi innsiktsfulle anbefalinger.

For å forbedre rapportering i en bedrift, kan man fokusere på flere nøkkelområder, ref. alle punkter i dette innlegget bør gi gode anbefalinger.

Automatisering av datainnsamling og analyse:

AI kan automatisere prosessen med å samle inn og analysere data, noe som sparer tid og reduserer risikoen for menneskelige feil.

AI kan tilpasse rapporter til forskjellige målgrupper ved å fremheve de mest relevante data og innsikt for hver gruppe.

AI kan bruke historiske data til å forutsi fremtidige tendenser og resultater, noe som kan være nyttig for strategisk planlegging og beslutningstaking.

---

Hvordan kan Microsoft Copilot være en kraftig assistent for rapportering?

Her er noen måter du kan bruke Copilot til å forbedre rapporteringsprosessen:

Automatisering av rapportskriving – Copilot kan hjelpe med å generere utkast til rapporter basert på input av data i fagsystemene. Dette kan inkludere å samle informasjon fra ulike kilder og presentere det på en strukturert måte.

Dataanalyse – Copilot kan analysere store mengder data. Dette kan spare tid og forbedre nøyaktigheten.

Oppsummering av møter – Copilot oppsummere møtenotater og fremheve de viktigste punktene fra møter i Teams, noe som kan være nyttig for å inkludere i rapporter

Tilpasning og formatering – Copilot kan hjelpe med å formatere rapporter og tilpasse dem til ulike målgrupper, slik at de blir mer leservennlige og relevante.

Forbedret samarbeid – Copilot kan integreres med andre Microsoft 365-verktøy som Word, Excel og PowerPoint, noe som gjør det enklere å samarbeide om rapporter og dele dem med kolleger.

Still deg følgende spørsmål;

Ønsker du å spare tid på rapportering slik at du kan fokusere på andre viktige oppgaver?

---

Ønsker du å ta en prat om rapportering og løsninger?
Kontakt meg gjerne på mobiltelefon 911 377 710.

Jeg har opprettet denne bloggen fordi jeg har lyst til å blogge om digitalisering, og fordi vår generasjon har vært med på en ekstrem utvikling på dette området. Jeg kan huske da den den første harddisken kom, og er no ca. 40 år senere opptatt noe som er mer moderne; skytjenester og bruk av KI-kunstig intelligens!

Det er lett å bli «nostalgisk» når jeg tenker tilbake til de glansfulle 80-årene, da jeg reiste til Oslo for å legge grunnlaget for min yrkeskarriere. Jeg ble uteksaminert som dataingeniør i 1987, og startet IKT-reisen i Televerket. Jeg var student på siste året, da en av mine studentvenner som hadde en hjemme-computer, kom inn i klasserommet en dag og fortalte at han hadde kjøpt en harddisk til denne maskina! «Så tøfft», syntes vi alle, halve av oss visste vel ikke hva en harddisk var i 1986, undertegnede inkludert. Tenk, jeg husker at harddisken kom på markedet! Dette var i moderne tid, med utstrakt bruk av telefaks og fargerike BALL-gensere!  

Televerket ble til Tele, og senere til Telenor. I Telenor ble det ansatt selgere og vi måtte lage CRM-system hvor selgerne kunne ta vare på viktig kundeinformasjon. Kunden skulle være i fokus no, og det ble en nesten uoverkommelig oppgave å endre alle produkt-spesifikke systemer til å levere data med oversikter pr. kunde. Vi måtte da finne ut hvilke teletjenester kundene hadde! 

Mobiltelefonene kom også i mer brukertilpasset design først i 90-årene! Vi ble lett rød på ørene av å prate et par minutter i en slik telefon, som for de beste modellene hadde opptil 5-10 minutter levetid på et batteri.

Telenor var en av hovedsponsorene til OL på Lillehammer i 1994. Enda var vi ikke brukere av internett, og vi brukte kun e-post internt i med CC-mail i Telenor. Hvordan i all verden greide vi oss uten internett og e-post? Mobiltelefoner hadde no en levetid på maks 15-20 minutter. Dette var i moderne tid!

Ref. Wikipedia om det store internettet i dag:
«World Wide Web ble lansert i 1991 og den første norske nettsiden ble satt opp den 13. mai 1993. Den het Multitorg og ble utviklet av forskere på Televerkets Forskningsinstitutt som en demonstrasjon av hvilke muligheter internett åpnet for.»

Jeg husker det som en stor begivenhet da vi skulle installere PC-nett med noe nytt som het SERVER først på 90-tallet. Alle på avdelinga ble informert da serveren var kommet i hus på avdelingen i Nedre Slottsgate i Oslo. Den hadde 2 MB RAM, noe som betydde ekstremt bra kapasitet. Det er komisk å tenke på no!

Vi begynte å bruke Excel, og jeg husker da min kontaktperson i en databedrift på Skøyen ringte og fortalte at Excel 2.0 var kommet på markedet. Vi bestilte Excel versjon 2.0, med mulighet for 3-dimensjonale grafer! Det ble laget presentasjoner i PowerPoint som nesten ingen forstod, grafene var vridd i alle retninger med denne nye versjonen. Dette var en så stor begivenhet med denne versjonen av Excel at kontaktpersonen kom kjørende fra Skøyen for å levere denne til oss i Nedre Slottsgate.

Denne tiden var vi opptatt av å digitalisere manuelle arkiver, altså fra penn og papir til innhold som kunne finnes på datamaskiner, og etter hvert PC-er. Det var enda utstrakt bruk av disketter, og når Microsoft Office skulle installeres brukte vi 30 disketter på en installasjon på en PC. Jeg hadde med meg 5 bærbare PC-er hjem privat ei helg, hvor jeg brukte mye av helga på å bytte disketter for å installere MS Office på disse. Slik var det da, nå logger vi oss på en skytjeneste for bruk av MS Office, det kreves 0 disketter eller CD’er som kom og erstattet diskettene.

Jeg forstår no at jeg begynner å bli voksen når jeg husker at harddisken og Excel 2.0 kom!  For en reise dette har vært, for en utvikling vi har vært med på fram til i dag! Flere betraktninger om digitalisering kommer på bloggen min.